Dopo aver affrontato nei mesi scorsi i temi dei conflitti organizzativi, della comunicazione e degli obiettivi condivisi, e dell’intelligenza artificiale, analizziamo in questo numero de “Il Mensile” un elemento senza il quale tutti questi aspetti non potrebbe realizzarsi: il tempo.
“La gente comune pensa soltanto a passare il tempo, chi ha un po’ d’ingegno a utilizzarlo.” (A. Schopenauer)
La gestione del tempo, conosciuta come time management, è una “competenza” essenziale per l’ottimizzazione delle proprie giornate. In un contesto come quello odierno caratterizzato da ritmi frenetici, da un costante flusso di informazioni e distrazioni (social, e-mail, richieste quotidiane di adempimenti, ecc.) accompagnate da una sensazione sempre incombente di urgenza e affanno, il tempo è divenuto una risorsa tanto preziosa quanto via via sempre più limitata.
Una sua gestione inefficace porta a disorganizzazione nella vita di tutti i giorni, calo della produttività (in
ambito lavorativo) e aumento del senso di frustrazione e insicurezza di “riuscire a farcela”, con effetti
negativi sul benessere, sia in ambito personale che professionale.
IL TIME MANAGEMENT NEL LAVORO: EFFICIENZA E BENESSERE
Nel contesto di cui ci occupiamo, una gestione efficace del tempo migliorerebbe la qualità della vita lavorativa, influendo su come i collaboratori si sentono all’interno del sistema azienda (engagement), favorendo la collaborazione e aumentandone le motivazioni, con un conseguente impatto positivo sulla produttività in senso lato.
Le aziende investono spesso in formazione e strumenti tecnologici per migliorare la produttività, trascurando però un aspetto cruciale: l’uso consapevole del tempo da parte dei collaboratori.
Una gestione inefficace può causare ritardi, conflitti, stress e un calo significativo nella qualità del lavoro.
Come sottolineava il saggista Peter Drucker: “La gestione del tempo è la gestione di sé stessi”.
Sempre secondo Drucker, il tempo lavorativo può essere diviso in quattro categorie principali:
- Tempo per creare: dedicato alla pianificazione, analisi e valutazione delle performance
- Tempo preparatorio: impiegato nella raccolta dei dati e nella preparazione delle attività
- Tempo produttivo: dedicato all’esecuzione del lavoro pianificato
- Tempo per la gestione: riservato a comunicazioni, riunioni e coordinamento
La vera difficoltà risiede nel bilanciare queste fasi: concentrarsi solo sull’esecuzione tralasciando la pianificazione porta a lavorare senza una direzione chiara, creando confusione e inefficienza.
Il tempo produttivo diventa più efficace quando è supportato da una solida pianificazione (d’altronde, come dice un noto aforisma: “Se non si riesce a pianificare, si pianifica di fallire”)
STRUEMNTI PER UNA GESTIONE DEL TEMPO
Non esiste una formula universale per applicare il time management: ogni persona ha un proprio ritmo e una diversa predisposizione all’organizzazione.
Il primo passo per migliorare la gestione del tempo è acquisire una maggiore
consapevolezza delle proprie abitudini, delle proprie preferenze e dei propri “picchi”
di produttività.
A tal proposito, può essere utile applicare il principio di Pareto (o regola 80-20),
secondo il quale il 20% delle nostre azioni genera l’80% dei risultati.
Come applicarlo?
- Selezionare le attività essenziali: individuare il 20% dei compiti che avrà il maggiore impatto sugli
obiettivi prefissati - Lavorare in modo efficiente: allineare le azioni quotidiane ai risultati desiderati (80%)
- Assegnare le giuste priorità: una volta individuate le attività chiave, ordinarle per importanza e urgenza, pianificando di conseguenza la giornata
- Scomporre gli obiettivi in azioni concrete: analizzare i possibili percorsi per raggiungere un obiettivo e suddividere il processo in piccoli passi (come suggeriva Henry Ford: “Niente è particolarmente difficile se lo dividi in piccoli pezzi“)
- Allocare tempo extra per gli imprevisti: pianificare è essenziale, ma è altrettanto importante lasciare margine per eventuali emergenze, evitando di sovraccaricare l’agenda
Nel mondo del lavoro, non tutte le attività sono realmente urgenti o importanti.
Imparare a distinguere le priorità – assegnando loro un ordine – consente di lavorare con maggiore
consapevolezza, evitando sprechi di tempo.
Alcune strategie utili possono includere:
– Definire le priorità come parte della routine quotidiana
– Identificare il compito più importante da completare entro la giornata
– Affrontare per primi i compiti più complessi o impegnativi
– Assegnare le priorità in base agli obiettivi a lungo termine
Un’altra strategia fondamentale è la delega, che può avvenire in tre direzioni:
- Verso il basso: affidando compiti ai propri collaboratori, a patto che abbiano le competenze e il tempo necessari per farlo
- Laterale: distribuire il carico di lavoro con colleghi di pari livello, ottimizzando le attività in base alle
attitudini di ciascuno - Verso l’alto: segnalare incarichi inappropriati o male assegnati, confrontandosi con il proprio
responsabile.
Delegare in modo efficace aiuta a massimizzare il tempo disponibile e a garantire che ciascun membro
del team possa concentrarsi sugli aspetti più rilevanti senza sovraccaricarsi.
Una gestione ottimale del tempo migliora anche il benessere psicologico: riduce lo stress, aumenta il
senso di controllo e favorisce una maggiore soddisfazione professionale.
Quando i collaboratori percepiscono di avere il controllo sulle proprie attività quotidiane, crescono la loro
soddisfazione e il loro impegno nei confronti dell’organizzazione.
Anche la comunicazione chiara e precisa è fondamentale. Occorre porsi domande come:
“A chi sto trasmettendo le informazioni?”;
“Quali sono gli elementi essenziali che il mio interlocutore deve comprendere?”
Messaggi poco chiari o incompleti possono generare incomprensioni e ritardi, così come la paura di porre
domande che potrebbero risolvere dubbi.
Infine, è essenziale stabilire dei confini, imparando a dire “no” quando necessario.
La gestione del tempo non riguarda solo l’organizzazione delle proprie attività, ma implica anche la capacità di gestire le aspettative altrui.
Essere consapevoli dei propri limiti e saper declinare richieste eccessive rappresenta una competenza
fondamentale per evitare il sovraccarico e mantenere il controllo della propria giornata.
CONCLUSIONI
Il time management, laddove applicato correttamente, ha un impatto positivo sia sul benessere psicologico delle persone che sul clima organizzativo. Le aziende che promuovono un uso consapevole e strategico del tempo sono in grado di costruire una cultura aziendale forte, inclusiva e sostenibile, in cui tutti si sentono supportati e valorizzati.
Investire nel time management significa migliorare la qualità della vita lavorativa e ottimizzare le risorse
aziendali. In un mondo in costante evoluzione, questa competenza rappresenta un pilastro fondamentale per il successo a medio e lungo termine di individui e organizzazioni.
