Nell’era digitale, la comunicazione via e-mail è diventata

l’ombelico della vita lavorativa.
Se da un lato ha reso più semplice e veloce lo scambio di
informazioni, dall’altro ha generato una nuova forma di
pressione sociale: la sensazione diffusa che ogni messaggio
debba essere letto e risposto in tempo reale.
La rapidità nella gestione delle comunicazioni digitali è ormai
una regola diffusa negli ambienti di lavoro contemporanei.

Ma cosa si cela dietro questa apparente efficienza? Studi recenti, come quello di Laura M. Giurge della
London Business School e Vanessa K. Bohns della Cornell University, evidenziano come questa percezione di urgenza sia spesso frutto di un pregiudizio, definito email urgency bias. Questo meccanismo può
danneggiare il benessere e la produttività dei lavoratori.
Il fenomeno nasce dalla convinzione, spesso infondata, che chi ci scrive si aspetti una risposta quasi
immediata, millantando – a volte – un’urgenza inesistente. In particolare, i lavoratori tendono a sovrastimare le aspettative dei mittenti in termini di tempestività della risposta, soprattutto quando i messaggi arrivano al di fuori dell’orario lavorativo, come la sera o il fine settimana. In pratica, ci si sente in dovere di rispondere subito, anche in assenza di un’effettiva urgenza o di una richiesta esplicita.
Ciò si traduce in una sensazione costante di dover essere sempre connessi e disponibili, anche al di fuori
dell’orario d’ufficio, per non deludere le aspettative che, il più delle volte, sono solo percepite.

I costi psicologici e sociali di questa pressione

Questa costante iperreattività, spesso alimentata dalla paura di apparire poco professionali o poco
impegnati nel lavoro, spinge molti lavoratori a controllare la posta elettronica in modo compulsivo: il
risultato è una continua interruzione delle attività principali, con un impatto immediato e diretto sulla
capacità di concentrazione. Questo comportamento, apparentemente efficiente, può in realtà generare alti livelli di stress, calo della produttività e una sensazione di urgenza “cronica”, anche in assenza di reali
emergenze (quante volte capita di mettere da parte il lavoro in corso per rispondere ad una conclamata
“urgenza”, salvo poi rendersi conto che la mail di risposta viene lasciata giacere anche giorni tra le mail del ricevente).
La gestione continua delle interruzioni digitali compromette la qualità del lavoro svolto e contribuisce in modo significativo al rischio di burnout, un fenomeno in crescita nei contesti lavorativi contemporanei.

Per contrastare questa tendenza, è fondamentale che le aziende promuovano una cultura incentrata sulla
qualità delle risposte più che sulla loro rapidità.
Un ambiente di lavoro, per quanto possibile a misura e sostenibile dovrebbe:
– Fornire linee guida chiare sulle tempistiche di risposta, distinguendo tra comunicazioni urgenti e
non urgenti;
– Incentivare la trasparenza, invitando i mittenti a specificare quando una risposta può attendere;
– Promuovere il rispetto dei tempi di lavoro e di riposo, valorizzando il benessere come leva
strategica per la produttività a lungo termine;
– Formare manager e team affinché valutino l’impegno in base a criteri più ampi della sola velocità di
risposta.

Una soluzione semplice: comunicare esplicitamente le aspettative

La ricerca sopra citata suggerisce come un piccolo accorgimento possa fare la differenza: inserire nel
messaggio una nota esplicita, come “Non è urgente, rispondi quando puoi”, può ridurre significativamente lo stress percepito da chi riceve l’e-mail. Questa semplice indicazione contribuisce a chiarire le priorità, interrompendo il circolo vizioso dell’ansia da risposta immediata.

Altro punto significativo che concorre ad aumentare la pressione a cui si è accennato sopra è che, troppo
spesso, essendo le mail un mezzo di comunicazione a distanza, queste possono scontare la superficialità
e la fretta di chi le scrive. Non essendoci interazione “in presenza”, un testo cattivo, confuso o poco chiaro
costringe chi lo riceve a cercare di “capire” che cosa stia chiedendo il mittente: di qui, spesso, in una sorta
di ping-pong informatico, le mail sullo stesso oggetto vanno e vengono più volte senza che nessuno dei
partecipanti chiarisca quale sia il vero problema che si vuole risolvere (e in questo, certamente, la superficialità del linguaggio scritto, con troppa frequenza, non aiuta a capire dove sia il reale punto di
arrivo).